O365 - Lisensiering

UH-sektoren, definert som samtlige statlige universiteter og høyskoler i Norge, er klassifisert som Campus-kunde hos Microsoft, noe som gir UH-sektoren tilgang til å handle prisgunstige lisenser ved utnyttelse av Academic-priser fra Microsoft. Prismodellen til Microsoft er bygget slik at Academic-prisene er de laveste Microsoft tilbyr. Prisene er 60% -70% lavere enn prisene tilbudt kommersielle aktører. UH-Sektoren har tilgang til følgende to primære avtaleformer:

• Campus (EAS) leieavtale – Her MÅ medlemmene leie lisenser med vedlikehold (SA). Ettersom lisensene leies følger vedlikehold alltid med. Kunden kan da velge å oppgradere til den til enhver tid nyeste tilgjengelig versjon av programvaren.
• MPSA (Kjøpsavtale) - Her kan kunden velge om organisasjonen ønsker å kjøpe lisenser med eller uten vedlikehold. Typisk vil kunden velge å kjøpe lisensen med 3 års årlig vedlikehold. Etter 3 år kan kunden velge å kun kjøpe vedlikehold, eller velge å la være. Om kunden ikke kjøper vedlikehold kan de ikke oppgradere lisensene etter hvert som det kommer nye versjoner.

Campus-avtalen er en 3-årig avtale med full Microsoft Enterprise funksjonalitet. Dette innebærer en årlig telling av lisenser på en bestemt dato (eller et bestemt tidsrom) hvert år (signeringsdato for avtalen + 1år, osv.). Crayon innhenter en årlig lisenstelling fra medlemmene hos kunden, og rapporterer lisensbruket videre til Microsoft. Kunden kan under den årlige lisenstellingen velge å telle/rapportere flere lisenser enn ved inngangen til året, men det er ikke mulig å telle/rapportere færre lisenser enn ved inngangen til året. For eksempel: Dersom UiO oppga/rapporterte 5000 stk. Office 365-brukere da avtalen ble opprettet må de telle/rapportere 5000 stk. lisenser eller flere ved årsdato. Dette er ikke et problem for Office 365-lisenser spesifikt ettersom ekstra lisenser her ikke er forbundet med noe merkostnad, men det kan ha større betydning når det gjelder «add on»-produkter, serverprodukter og desktopprodukter.

Crayon gir vanligvis ca. 5-10% flere Office 365 gratis-lisenser til kunden enn det kommuniserte behovet/antall brukere på det tidspunktet avtalen inngås. Dette for å sikre at medlemmene alltid har nok gratis-lisenser for allokering til brukerne i Office 365-portalen. Lisensene som bestilles via Crayon vi bli synlige i medlemmenes Microsoft lisensportal (kalt Microsoft Volume License Service Center (VLSC)). Hvert medlem har tilgang til VLSC-portalen samt tilgang til å opprette egne brukere i portalen. Medlemmene kan i portalen selv aktivere lisensene de leier fra Microsoft. Når lisensene er aktivert vil de bli knyttet opp mot kundens «tenant» og bli tilgjengelig i Office 365-portalen. Her vil medlemmene kunne administrere og aktivere de ulike online-produktene for ansatte og studenter.

Medlemmer i Uninett som ikke er et universitet eller en høyskole må primært handle lisenser via en MPSA-avtale. MPSA er primært en kjøpsavtale, men Office 365 og Win 10 kan leies pr. måned. Forskning kan for eksempel bestille Office365 via en MPSA-avtale, men her er ikke Office 365 E3- lisensene kostnadsfrie slik som i Campus-avtalen (som er forbeholdt universiteter og høyskoler). Forsking har for så vidt også tilgang til Academic-priser som gjør lisensene meget prisgunstige.

I Campus-avtalen teller høyskoler og universiteter antall ansatte og studenter. De teller antall desktop som da leies via en plattformpakke som kalles EDU Desktop. Denne inneholder «grunnproduktene» til Microsoft. Denne pakken finnes kun for Campus og er meget prisgunstig. Produktene som følger med i EDU Desktop (on prem) pakken er:

• Windows 10 (med SA)
• Core Cals. (med SA) som består av:
• Skype for Business Standard Cal
• Sharepoint Standard Cal
• Exchange sever Standard Cal
• Office pro pluss (med SA)

Oversikten under viser hva som det følger med i “On premise» rettigheter for Office ProPlus:

Om kundene ønsker kostnadsfrie Office 365 E3 lisenser må det gjøres en ekstra bestilling via Campus-avtalen hos Crayon. Dette gjøres enten via opprettelse av en ny 3-årig Campus-avtale med en årlig telling, eller ved å telle inn Office 365-gratislisenser i en eksisterende Campus-avtale. Office 365 er brukerlisensiert i motsetning til Desktop SKUet som er en device-lisens. Office ProPlus gir hver bruker mulighet til å installere Office-pakken på inntil fem enheter (mobil, nettbrett, pc, Mac osv.).

UH-Sektoren har tilgang til kostnadsfrie Office 365-lisenser til studenter og ansatte. NB! Medlemmene har også tilgang til UBEGRENSET bruk av/lagringskapasitet i OneDrive! Kunden får tilgang til følgende produkter i gratis E3 pakken:

Om medlemmene ønsker kan de velge å oppgradere til Office 365 E5-pakken. De må ha Office 365 E3 (gratis) i bunn og betale for E5-pakken på toppen. E5-pakken har én pris for ansatte og én pris for studenter. Prisen for studenter er rimeligere enn for ansatte. Ved å oppgradere til E5 får Kunden mulighet til å benytte seg av Enterprise Voice og Cloud PBX.

E3-pakken inneholder Standard og Enterprise CAL. Om kunden ønsker Plus CALs kan de oppgradere til E5-pakken eller kjøpe PSTN calling som et enkeltstående produkt. I korte trekk betyr dette at de da får tilgang til summetonen i Skype for Business.

De trenger ikke å oppgradere E5 til samtlige brukere, men det er ofte et rimeligere alternativ enn å kjøpe til utvalgte brukere.

Crayon vil hjelpe medlemmene med å bestille riktig «add on»-produkter til Office 365. I UH-sektoren er spesielt Visio og Project (merket i blått) produkter som blir benyttet via Office 365. Disse produktene ble tidligere kjøpt via kjøpsavtalen MPSA pr. Device, men er nå tilgjengelig som brukerlisensierte leieprodukter i Campus-avtalen for Office 365. «Add on»-produkter telles som resten av produktene via den årlige Campus-tellingen, og disse må også (sånn som Office 365-lisensene) aktiviseres via VLSC og Office 365-portalen til riktig Tenant.

Oversikten under viser samtlige produkter som er mulig å bestille til Office 365.

En basis sikkerhetspakke følger med i den kostnadsfrie E3-versjonen av Office 365 (beskrevet i kolonnen nederst i bildet under). Kunden har mulighet til å oppgradere sikkerheten i Office 365 ved å kjøpe EMS E3 eller EMS E5 (beskrevet i den øverste kolonnen). NB! Komponentene finnes også som enkel produkter, men er noe mindre kostnadseffektivt å kjøpe i «løsvekt» enn via EMS E3/5.

Illustrasjonen under viser forskjellen på EMS E3 og E5: